Das Intro zur Serie hat es bereits erwähnt: Texte sind am Bildschirm weit schwieriger zu lesen als auf Papier. Hinzu kommt: Die Gestaltungsmöglichkeiten sind limitiert, gerade wenn der Empfänger die Nachricht nur als reines Text-E-Mail empfängt.
Beschränkung lautet daher das wichtigste Gebot für E-Mails. Das gilt für die Strukturierung ebenso wie für die Formatierung:

• Jedes E-Mail widmet sich am besten nur einem Thema. Das erleichtert den weiteren Kommunikationsverlauf. Und meist wird ohnehin nur das erste Anliegen wahrgenommen – die weiteren gehen oft unter.
• Attachments sollten möglichst klein sein. Für E-Mails, die unverlangt zugesandt werden, gilt ein Datenlimit von 100 KB. Auch ansonsten sollte man kein E-Mail mit mehr als 3 MB einfach ins Blaue versenden.
• Das wichtigste Formatierungsmittel ist schlichtweg der Absatz – andere Formatierungen gehen ohnehin oft verloren. Ein Absatz ca. alle 4 Zeilen – das steigert die Übersicht enorm!
• Sehr hilfreich sind außerdem Aufzählungen (mit einfachen Bindestrichen sind sie auch in reinen Text-Mails lesbar).
• Möglich ist auch, bestimmte Wörter in Fettschrift hervorzuheben (nicht jeder Empfänger wird das allerdings sehen).
• Für alle anderen Formatierungen gilt: besser nicht. Kursivschrift, grelle Hintergründe und bewegte Logos werden schnell zum Ärgernis.
• Auch ganze Wörter in Blockbuchstaben sind schwierig zu erfassen.
• Für die Schrift ist eine Variante vom Typ Arial optimal, schwierig zu lesen sind Serifenschriften wie die Times. Die ideale Schriftgröße liegt zwischen 10 und 12 Punkt. Je älter der Empfänger ist, desto mühsamer sind kleine Buchstaben für ihn zu lesen!

> Das nächste Mal: die besten E-Mail-Tipps für die Signatur.